Referat bestyrelsesmøde lørdag den 13. oktober 2018

Samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanten er til stede.

Ejendommen i Næsteved

Vi har endelig solgt huset pr 01.12.18. Der skal ryddes op og vi skal have gemt minder til 100 års fødselsdag. Vi aftaler at bruge en evt. flere weekender med at få ryddet op i huset. Der er stor jubel fordi nu har vi endelig råd til at få renoveret stambogsdatabasen og få gang i mange af de nye tiltag som vi længe har ønsket os. Salg af huset vil også reducere de årlige udgifter vi har til huset.

 

Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen vedtages og den skal offentliggøres på hjemmesiden, så alle kan se de regler bestyrelsen skal arbejde efter.

 

Suppleanters rolle i bestyrelsen

Suppleanter deltager på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne og får også DRU mail. De får også egne opgaver. De har ikke stemmeret på møderne men ret til at byde ind med holdning i diskussionerne. Tidligere havde suppleanter ikke en DRU mail, men så skal vi sende bestyrelsesmateriale til folks private mails. Dette er ikke holdbart og vi vælger derfor fremover at have DRU mails på alle i bestyrelsen.

 

Stambogsfører

Vi fortsætter nuværende ansættelsesforhold med stambogsfører som også er ansvarlig for ejerskifte i databasen. Vi vil fremover ejerskifte når det bliver sendt ind til stambogsføring, men så skal opdrætter selv huske at melde til os, hvis hvalpen alligevel ikke går til denne ejer. Forretningsudvalg udarbejder kontrakt. Kontrakten løber et år dvs. til 31.10.2019, hvor den nye bestyrelse vil drøfte ansættelsen igen.

 

Dokumentation i one drive

Vi skal have oprettet et folder system i one drive, således vi har dokumentation for hver hund som der er stambogsført efter siden nuværende stambogsføre overtog i april 2017. Vi skal også have alt vores dokumentation for kennelbesøg og alle referater og andre dokumenter til at ligge i one drive, så vi ikke er sårbare for bestyrelsesmedlemmer som kommer og går og for PC som bryder ned. Der skal være gennemsigtighed for dem som kommer efter os.

 

Gennemgang af kommissorier

Vi gennemgår de forskellige udvalg og i langt de fleste vil alle fra bestyrelsen være aktive mens enkelte tovholdere kommer på forskellige områder, så vi får fulgt op og taget ansvar for opgaverne.

 

Forhåndskøb af mentaltest for hvalpe

Vi åbner for muligheden for at opdrætter kan indbetale for metaltest på hvalpene på forskud og få et værdibevis med stambogsnummer til hvalpekøberne. Det skal være indbetalt inden hvalpene fylder 12 uger. Normalt koster en mentaltest 500 kr. pr. hund, men indbetaler man for et helt kuld som hvalp, så opnår man 10 % rabat og har man kennelmærke så får man 15 % rabat.