Referat bestyrelsesmøde søndag den 3. juni 2018.

Bestyrelsen har besluttet at vi som forsøg offentliggør referat fra vores møder. 

 

 

Referat bestyrelsesmøde søndag den 3. juni 2018 
 
Tilstede er samtlige bestyrelsesmedlemmer. 
 
1) Der vedtages at bestyrelsen pr dags dato vil, som forsøg, fremlægger referat fra mødet. Referatet afspejler ikke alt som er diskuteret, da vi skal overholde persondataloven. Vi oplever, at der tidligere har været censur og en kontrol, som vi ønsker at ændre på fremadrettet.  2) Overordnet må vi have genskabt tillid til opdræt fra DRU igen. Vi skal have sikret, at medlemmerne får oplysning og information, så der kan komme ro og fokus på, at komme videre.  3) Der er strammet op på processen omkring stambogsføring og vi strammer også op på kennelområdet. Når vi er færdige så skal enhver vide, at netop i DRU, så bliver tingene gået efter i sømmene og vi tillader ikke skamavl eller hundehandlere i vores forening.  

Eksklusionssagerne 
4) Vi samarbejder med DKK, DDH, DHL og DDA om at sikre de for nyligt ekskluderede medlemmer ikke blot starter fra hos andre hundeklubber. Vi arbejder på at sikre, hundene ikke blot skifter ejer proforma og det hele fortsætter på nuværende adresser. Andre mulige stambogsførende klubber er kontaktet med samlet ønske om, at advare mod disse opdrættere fra alle de ovenstående klubber i fællesskab.  5) Vi har som udgangspunkt afsluttet DNA tests og fremsendt resultat til de involverede parter. De 2 hanner som går igen på DNA sagerne, vil vi ikke stambogsføre fra fremover. Tæver der er parret men hvor vi endnu ikke har modtaget til stambøger, skal behandles individuelt. Vi må ikke ramme uskyldige, men skal samtidig sikre, at ikke flere købere står med blandingshunde. 6) Vi har overdraget resultatet af undersøgelserne til advokat.  
 
Stambogsføring 
 
7) Vi drøfter udfordringen omkring stambogsføring kræver chip nr på hvalpene inden den kan printes og lamineres, for at vi kan have valide stamtavler, som kan skabe tillid overalt.  Fremover skal hvalpene have chip som 5 ugers inden der sendes ind til stambogsføring. Dette er drøftet med flere dyrlæger som samstemmende tilkendegiver at dette er uden problemer. Vil dyrlægen reservere chip nr, således at det er kendt, når de er 5 uger, og først kommer i hvalpene senere, er dette også accepteret.  
 
8) Vi vil derfor fremadrettet se kopi af ejer registrering på hannerne også ved stambogsføring 
 
9) Alle nye hvalpe bliver oprettet i opdrætters navn i stambogsdatabasen og skal ejerskiftes, når de er flyttet hjemmefra. Ejerskifte skal sendes ind til stambogsføre mail af opdrætter. Man må ikke indsende i købers navn før hvalpen er overdraget til køber. 
 
10) HUSK at ejer / opdrætter skal indsende når hunden er død.  
 
Udstillinger 
11) Vi indkalder til hjælpermøde for alle som er interesseret i at hjælpe på udstillinger. Vi har brug for at få strømlinet processer og opgaverne på udstillingerne. Hvordan kan vi bruge vores hjælpere bedst muligt. Hvem kan varetage hvilke poster, og vi skal have hjælp til at få beskrevet nogle arbejdsfunktioner.  
 
12) Vi vil gerne takke alle hjælperne for deres indsats og inviterer derfor på lidt godt til ganen på mødet. Det er planen at dette skal være en årlig begivenhed.  
 
13) BIS tager for lang tid. Hvordan kan få denne proces forbedret. Dommerne har holdt møde og kommet med forslag til hurtigere point proces, hvor hver dommer individuelt udvælger top 4 til placeringer. Er der flere runder – f.eks. BIS åben klasse, så vil det være top 4 for hanner under 45 cm, tæverne under 45 cm og for de store racer. Disse går dernæst om i samlet flok, hvor hver dommer igen vælger deres top 4. De hunde der går igen hos samtlige dommere vil blive placeret højest. Dommerne må votere omkring pladserne. VI har fra Nyborg vedtaget at forsøge med BIS åben klasse selvstændigt for hunde over 45 cm, hvis der er mere end 10 kvalificeret til BIS.   
 
Persondataloven 
14) Man giver sit samtykke til at foreningen opretter information, når man melder sig ind. Når man træder ud, kan man efter ønske blive slettet, hvis man ikke er linket til hunde i databasen og ikke fremover kommer på udstilling som kræver faktura. Vi skal dog gøre opmærksom på, at ifølge bogføringsloven så skal vi gemme data i 5 år. Vi skal have opdateret hjemmesiden med samtykke erklæring ved indmeldelse.  
Udstillingskalender 2019 
15) Første forslag fremlagt, hvor vi planlægger 3 udstillinger i Jylland, på Fyn og på Sjælland. Dvs 9 udstillinger til DRU næste år. Nærmere præcisering når tilbud fra hallerne er indhentet. Enighed om at indhente tilbud fra andre haller end dem vi indtil oftest har brugt. Jyllandsafdelingen planlægger selv deres udstillinger. 

Kenneltilsyn 
16) Vi skal have strammet op omkring vores kenneler. Vi har så mange helt fantastiske steder som vi skal have fremhævet, og vi skal have ryddet op i dem som ikke har helt rene linjer. Hvordan sikre vi 
at de gode kenneler får den eksponering som de har fortjent.? Vi drøfter muligheden for en smiley ordning i stil med Fødevarestyrelsen.  17) Vi fremsender snarest en kennelprotokol som skal udfyldes med hunde man har på kennelmærke adressen, samt de hunde man som kennel har udstationeret. Bestyrelsen sender en mail rundt. Det pointeres at kenneltilsyn foregår på samtlige af de adresser hvor hundene er dvs. både på kenneladressen samt hvor de er udstationeret. Det er super vigtigt at vi får genskabt tilliden til vores avl og det kan vi gøre ved at sikre der er tilsyn med det hele.  18) Vi vil sikre at der er udført kenneltilsyn før kennelmærket kan oprettes. 

Generalforsamling 
19) Det skal i år være på Sjælland. Vi finder et godt tilbud fra en anden hal end vanligt. Skal helst ligge tæt på motorvejen. Dato er den 22. september.  20) Hvem fra bestyrelsen ønsker genvalg? Det har bestemt været et usædvanligt hårdt og tidskrævende i år for de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Samtidigt har vi startet en række sager, som vi skal sikre bliver fulgt helt til dørs. Sagerne er yderst komplicerede og vi har nu oparbejdet stort kendskab til stambogsdatabasen, samt startet nye processer og procedure. Vil de nu gå tabt, hvis vi ikke genopstiller.